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何かを断るというのは嫌なものです。

親しい人なら親しい人なりに、また改まった相手なら改まった相手なりに、断りのメールは書きづらいです。

しかし、だからといって返事を一日延ばしにしていても何も解決しません。

その用件の性質や、相手の立場などを十分に考慮して、なるべく早く断りの意思表示をしましょう。

 

今回は、ビジネスにおける断り(欠席や辞退を含む)のメールの書き方や文例について説明します。

 

断りメールの書き方の要点

お断りのメールを書く際には、次のポイントを押さえておきましょう。

  1. 結論が出たらすぐに書く
  2. 誠意を伝える
  3. 断る理由は熟慮する
  4. 断る前に感謝の意を伝える
  5. はっきりと断る

では、各項目について順番に説明します。

 

結論が出たらすぐに書く

相手は一日も早くあなたの諾否を知りたいはずです。

用件によっては、あなたがダメなら、別の人にお願いするなど、次の手を打つことを考えている場合もあるでしょう。

このようなケースでは、断られたこと自体よりも、返事が遅れたことがトラブルの原因になることもあり得ます。

そのため、諾否の結論が出たら、すぐに返事を出すことが大切です。

 

誠意を伝える

断られた相手は、当然ながら落胆するわけですから、そんな相手の気持ちに十分配慮した文面にしましょう。

それにはまず、メールの文面を体裁よく整えることよりも、自分の誠意を伝えることが必要です。

本当は、承諾したいものの、どうしても応じられないというこちらの事情も、あまり言い訳がましくならない程度に説明します。

 

ここで、なぜ期待に添えないのかという点では、事実を書くのが原則です。

いかにも作り事めいた言い訳を考えたり、理由を曖昧にしてしまうよりは、きちんと理由を説明してこそ、こちらの誠意が伝わるものです。

 

断る理由は熟慮する

断る理由は真実を書くのが原則だと言いましたが、本当のことを言うと返って相手の気分を害することもあります。

そんなときは、どういう理由で断るかを十分に熟慮する必要があります。

これまでの信頼関係を損なわず、しかも相手が納得してくれる理由を考えるのは難しいかもしれませんが、担当者レベルのやり取りでも、今後の両社の関係に大きな影響を及ぼすこともあるので、知恵を絞ってください。

 

断る前に感謝の意を伝える

依頼の内容にもよりますが、新規取引の申し込みや商品の注文を断る場合は、まず申し入れに対して感謝の気持ちを表明しましょう。

そして、先方の要望に応じることができないことを詫びる気持ちで返事を書きます。

ただ断るのと、丁寧にお礼の言葉を述べてから断るのとでは、相手の受ける印象がまるで違います。

 

はっきりと断る

相手に気を遣いすぎて、承諾なのか拒絶なのかよく分からないような内容にならないよう注意しましょう。

相手に変な期待感を持たせないよう、断る以上は、拒否と分かるようにはっきりと書くべきです。

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断りメールの例文

ここでは、ビジネスでの断りメール、辞退メール、欠席メールの文例を紹介します。

今回は、以下の場合を想定して、断りメールを作成しました。

  1. 受注を辞退する
  2. 新規取引の申し入れを断る
  3. 見積り依頼の断り
  4. 契約更新の断り
  5. 融資の依頼を断る
  6. 祝賀会の欠席
  7. 損害賠償の断り

 

では、順番に紹介していきます。

受注を辞退する

件名:追加注文の件について

◯◯株式会社☓☓部

門田剛様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の加藤です。

 

このたび追加注文をいただきました製品Cは、予想外の売れ行きにて、品薄の状態が続いております。

そのため、ご注文の品揃えが不可能な状態と相成ってしまいました。

せっかくのご厚情にそむき、誠に申し訳ありませんが、当分の間受注を控えさせていただきたく存じます。

 

目下、工場一丸となって増産体制をとっておりますので、◯月◯日頃には、ある程度の品揃えが可能かと存じます。

その折には、早速ご連絡申し上げますので、あらためてご注文くださいますようお願い申し上げます。

まずは取り急ぎお詫びまで。

 

 

新規取引の申し入れを断る

件名:新規取引のお申し込みの件◯◯株式会社☓☓部

山田花子様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の池田です。

 

先日は、弊社との新規取引にお申し込みいただきまして、誠にありがたく、厚くお礼申し上げます。

つきましては、早急に検討させていただきましたが、甚だ残念ながら貴意に添いかねる結論と相成りました。

と申しますのは、弊社は現在、大規模なリストラを実施中で、XX製品の製造につきましても見直しを進めている最中でございます。

 

従いまして、今の段階で新規取引ということになりますと、返って貴社にご迷惑をおかけすることになると存じます。

せっかくのご厚意にお応えできず、心苦しい次第ですが、何とぞご賢察のうえ、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

まずは、失礼ながら、メールにて、お詫びかたがたご返事申し上げます。

 

見積り依頼の断り

件名:見積書送付辞退の件◯◯株式会社☓☓部

幸村康介様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の三好です。

 

先日ご注文をいただきました当社製品Bのお見積りの件ですが、小社の規模では、ご指定日までにご希望数量全部をお納めすることは不可能ではないかとの結論に達し、お見積り段階でお断りすることに致しました。

せっかくのご依頼にお応えできず、まことに申し訳ございませんが、事情ご賢察のうえ、なにとぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。

まずは、取り急ぎご返事まで。

 

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契約更新の断り

件名:契約更新の件

◯◯株式会社☓☓部

真田次郎様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の井上です。

 

早速ですが、貴社との二十世紀梨の購入契約は来る11月1日で契約が期限となります。

貴社の契約更新のお申し出については、昨今、害虫発見等の苦情が続出しているため、残念ながらお受け致しかねることになりました。

心苦しい次第ですが、あしからずご了承くださいますようお願い申し上げます。

 

 

 

融資の依頼を断る

件名:ご融資の件◯◯株式会社☓☓部

佐藤二朗様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の足立です。

 

早速ですが、ご融資の件に回答申し上げます。

貴社とは長いおつきあいですので、多少なりともお役に立ちたく存じますが、弊社も長引く不況のどん底であえいでおります。

当面の資金繰りさえままならない現在の状態では、心ならずもお断り申し上げるほかございません。

 

まことに恐縮ではございますが、どうか当方の事情をご明察のうえ、ご容赦くだされたくお願い申し上げます。

まずはお詫びかたがたご返事まで。

 

祝賀会の欠席

件名:祝賀会ご招待の件

◯◯株式会社☓☓部

池田隼人様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の陣内です。

 

このたびは、貴社創業50週年まことにおめでとうございます。

12月1日の記念祝賀会にはご招待いただきまして、ありがたくお礼申し上げます。

当日は、ぜひお祝いに伺いたく存じますが、どうしても都合がつきかね、残念ながら失礼いたさなければなりません。

あしからずご了承くださいますようお願い申し上げます。

まずは、お祝いかたがたお詫び申し上げます。

 

損害賠償の断り

件名:損害賠償の件

◯◯株式会社☓☓部

町田保様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の東田です。

 

先日、加藤運送にてお届けいたしましたイタリア製家具の破損について、賠償金10万円を支払うようにとのことでございますが、承りました破損の状況からして、原因は荷造りの不備によるものではなく、運送中のことにあるのではないかと推察いたします。

つきましては、運送会社に確認いたしますので、賠償金は運送会社のほうにご請求いただきたくお願い申し上げます。

まずは、取り急ぎご返事まで。

 

 

まとめ

断りのメールというのは、書きにくいものです。

先方の落胆を思うと、こちらも気が重くなりますし、ずるずると返事を延ばしてしまうことになりがちです。

しかし、相手は一刻も早く返事を聞きたいと思っているのですから、引き受けられない場合は、すぐに断りのメールを打ちましょう。

期待させるだけさせて、結局最後に断るというのは、最も避けたいパターンです。

 

相手の気持ちを傷つけないように、できるだけ配慮しつつ、NOの意思を明確に伝えることが大切です。

誠実な態度で書けば、相手も納得してくれるでしょうし、その後気まずくなるということもないはずです。

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