催促のメールは、約束の期日が過ぎても連絡や返事がない場合に出すものです。

催促のメールには、相手に依頼した件の諾否を促すもの、依頼した件について催促するもの、金品などの返済を催促するものなどがあります。

いずれにせよ、自分の要求を再度伝えるのが目的なので、誰にとっても書きにくいものです。

 

要点は、先方の事情をよく分からずに遅延の理由だけを感情的に詰問したりせず、実情を冷静にたずねる表現方法で書き始めることです。

問い合わせのメールは、私信はもとより、業務用でも、あまり相手方に負担を感じさせないように書くことが肝要です。

また、返事をもらうことも目的なので、答えてくれる適切な相手を選ぶことも必要です。

今回は、ビジネスの催促メールの書き方や例文についてまとめておきます。

 

催促メールの書き方ポイント

催促メールを書く際には、以下の点が重要です。

  1. 催促する事情を明確に説明する
  2. 相手の立場や情況も考慮する
  3. 違約を一方的に詰問しない
  4. 順序立て整然と書く
  5. 問い合わせの場合は要点と理由を書く
  6. 返事が必要な場合が具体的に指示する

では、各要点について順番に説明します。

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催促する事情を明確に説明する

まず、返済や引き渡しを催促する理由を明確に書きます。

自分が困っている理由、要求に応じてもらえればどれだけ助かるかなどを、相手の立場や気持ちを考慮したうえで、訴えかけるのが効果的です。

例えば、金銭の返却を求める場合なら、こちらでの元の利用目的を説明し、その期日や必要性が迫っていることなどを改めて訴えます。

 

相手の立場や情況も考慮する

相手が故意に返さないのではなく、ただ単に手違いや、不注意から遅れている場合もあるので、事実を確かめるような書き出しをすることが大切です。

また、相手が内密にして欲しいと望む場合には、よく事情を検討し、文面を考えて書く必要があります。

 

違約を一方的に詰問しない

返事や返済の遅れが、必ずしも相手の怠慢や故意によるとは限りません。

やむを得ない事情や突然の出来事などで遅れていることもあり得ます。

したがって、抗議したり、相手を威嚇するような言葉は逆効果になる場合もあるので、避けた方がよいです。

 

相手が無責任な態度をとるような場合には、再度、事柄や期日を書き加え、先方の認識を改めさせます。

ただし、決して抗議のメールにならないよう注意してください。

 

順序立て整然と書く

言いたい事柄をただ書き連ねるのではなく、内容を理路整然と書き、理解しやすいように文面を考慮する。

 

問い合わせの場合は要点と理由を書く

荷物や金銭の着否の問い合わせの場合は、照会の形式でメールします。

発送日、送付方法などを明記し、さらに問合せる理由、こちら側の情況も必ず書き加えます。

人物の問い合わせなどで、本人や家族に知られたくない場合は、あらかじめ他言のないよう、はっきりと断っておきましょう。

 

返事が必要な場合が具体的に指示する

 

至急返事が欲しい場合、「折り返しご返事ください」、あるいは「期日は何日までに」と具体的に付記しておくと、相手も責任を持つようになります。

好意に頼る返事の場合は、押し付けがましくならないように、むしろ謝意を表しながら書きます。

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催促メールの例文

ここでは、ビジネスにおける催促メールの例文をいくつか紹介します。

今回は、以下の場合を想定して、催促メールを作成しています。

  1. カタログ送付の催促
  2. 代金支払いの催促
  3. 請求書訂正の請求
  4. 融資金返済の催促
  5. 納期遅延に対する催促
  6. 到着商品の不足分の催促

 

では、順番に紹介していきます。

 

カタログ送付の催促

件名:B-250のカタログ送付のお願い株式会社 ◯◯

☓☓部 山田太郎様

 

いつもお世話になっております。

株式会社△△の佐藤です。

 

早速ですが、4月2日付にて、貴社製品B-250のカタログおよび価格表のご送付をお願い致しましたが、いまだご送付がなく、仕入れおよび販売活動に支障をきたし、困っております。

重ねて至急ご送付のほどお願いいたします。

 

代金支払いの催促

件名:c-40の代金支払いのお願い

株式会社 ◯◯

☓☓部 山田太郎様

 

いつもお世話になっております。

株式会社△△の佐藤です。

 

この度は、c-40の代金支払いの件でメールいたしました。

昨年9月5日締めでご請求致しましたc-40の代金は、本日現在まだご入金いただいておりません。

御社とのお約束では締め切り後翌月15日のお支払いになっておりますが、すでに3ヶ月を経過しております。

 

あるいは、何かの手違いでご送金もれになっているのではないかと拝察いたします。

当方では、帳簿整理や報告のうえで困っております。

至急ご調査のうえ、何日にお支払いただけるか、ご連絡お願い申し上げます。

 

請求書訂正の請求

件名:請求書(No.165)訂正のお願い

株式会社 ◯◯

☓☓部 山田太郎様

 

いつもお世話になっております。

株式会社△△の佐藤です。

 

本日、5月6日付の貴社請求書(No.165)を拝受いたしました。

早速弊社帳簿と照合いたしましたところ、駆動モーターの代金が誤記入されていることが分かりました。

請求金額◯◯円となるべきところが、☓☓円となっております。

ご多用中恐縮ではございますが、お調べのうえ、あらためて請求書をご送付くださいますようお願い申し上げます。

なお、当請求書はご返送申し上げます。

 

融資金返済の催促

件名:融資金返済のお願い

株式会社 ◯◯

☓☓部 山田太郎様

 

いつもお世話になっております。

△△銀行の佐藤です。

 

この度は、先月8日に融資いたしました資金の返済につきご連絡申し上げます。

6月8日にご返済とのご契約でしたが、6月22日現在、ご入金がありません。

すでに期日を14日間過ぎております。

ご事情はお察しいたしますが、当行といたしましても、運営資金のイチ部を一時的に融通いたしましたので、大至急ご返済くださいますようお願い申し上げます。

至急ご確認のうえ、何日にご返済いただけるか、ご連絡お願い申し上げます。

 

納期遅延に対する催促

件名:商品F-89至急発送のお願い

株式会社 ◯◯

☓☓部 山田太郎様

 

いつもお世話になっております。

株式会社△△の佐藤です。

 

このたびは、先日注文いたしました貴社商品F-89の商品発送の件でメールいたしました。

すでに納期が過ぎておりますが、未だに商品F-89は到着しておりません。

何らかの事情があるとは存じますが、このままでは弊社の今後の予定にも支障をきたします。

至急ご調査のうえ、折り返しご返事いただきたく、お願い申し上げます。

 

到着商品の不足分の催促

件名:JC-45の不足部品発送のお願い

株式会社 ◯◯

☓☓部 山田太郎様

 

いつもお世話になっております。

株式会社△△の佐藤です。

 

早速ですが、◯日便にて着荷いたしました貴社商品JC-45を、各品目別に調べましたところ、◯◯部品が30個しかございません。

3日付の発注は、35個でしたので、5個不足しております。

何かの手違いかと存じますので、至急ご調査のうえ、ご返事いただきたいと存じます。

 

まとめ

催促のメールは、相手に行動を促すために出すもので、抗議するために出すのではありません。

こちらが感情的になって責めたてたのでは、相手も素直にはなれないでしょう。

早急に善処してもらうことが催促メールを出す目的だということを、忘れないようにしましょう。

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