自分のことが原因で迷惑をかけたり、損害を与えたときは、詫び状を書いて謝り、許しを願います。
今回は、詫び状の書き方や例文を紹介します。
謝罪は時機を失わないことが最重要であり、お詫びが遅れると人間関係をこじらせてしまうことになりかねません。
お詫びの手紙の文例を知っておくことで、いざというときにも素早く対応できます。
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目次
詫び状の構成
まずは、詫び状の構成について説明します。
| 前文 | 頭語
※お詫びの手紙では、時候の挨拶を省略して始めるのが一般的です。 |
| 主文 | 手紙の本題
・謝罪の言葉 ・事情説明 ・心からの反省を示す言葉 ・弁償の方法について ・改めてお詫びの言葉 |
| 末文 | 結びのあいさつ
結語 |
お詫びの手紙は、上記のような流れで書きます。
特に、主文の構成は、メールでもそのまま使えるので、この機会にぜひ覚えておいてください。
次に、詫び状の書き方のコツについて説明します。
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詫び状の書き方ポイント
詫び状を書く際には、以下の点が重要です。
- すぐに書く
- 自分の非を認め謝る
- 表現に気をつける
- きちんと説明する
- 釈明は要点を明快に書く
- 言い逃れやうそは書かない
- 許しを願う言葉で結ぶ
では、順番に説明します。
すぐに書く
謝らなければならないことが分かったら、なるべく早く書きます。
謝罪文は書きづらいものであるため、一日でも先延ばしにすると、そのままズルズルと時間が過ぎていき、ついには書くタイミングを失うということになりがちです。
しかし、早ければ早いほど相手に誠意が伝わりやすいです。
また、相手のほうも、事が生じてからすぐさま誠意ある謝罪文をもらえれば、怒りや不満、不信感も氷解しやすいです。
相手にクレームをつけられてから、ようやく謝るということでは、信用の回復も遅れますし、付き合いに傷をつける恐れもあります。
さらに、お詫びの手紙が遅れたことをさらにお詫びするような事態になると、文章も内容も複雑になり、余計に面倒なことになります。
詫び状はなるべく早く出すのが賢明です。
自分の非を認め謝る
自分の非が明らかなときは、くどくどと弁解したり、手前勝手な釈明をしないで、素直に非を認め、謝ることが大切です。
仮に、「交通機関の事故で遅れた」というようなやむを得ない理由であっても、遅れて迷惑をかけたことは事実ですから、開きなおったり、自己正当化をするのは禁物です。
表現に気をつける
先方は怒っているので、心からのお詫びの気持ちが伝わるように、できるだけ丁寧な言葉を使い、書き方に気を配ります。
不注意な表現をしてはせっかくの詫び状が逆効果になります。
きちんと説明する
必要以上にへりくだり、こびへつらっていては、誠意を疑われかねません。
詫びるに至った事情や状況についても、説明だけはきちんとしておきます。
釈明は要点を明快に書く
事の次第は、順序よく、正確に説明し、くどくならないように注意しましょう。
長々と微細に釈明しても言い訳がましく受け取られ、ときには自己弁護とさえ取られかねません。
たとえ、相手の誤解が原因で生じた結果であっても、穏やかに書き、あくまで和解が目的であることを忘れないようにしてください。
また、原因が第三者にあった場合でも、自分にも責任の一端があることを自覚します。
言い逃れやうそは書かない
ときには、理由を正直に伝えて詫びるのがはばかられることもあるでしょう。
そのような場合、人はよく適当に言葉を濁したり、うその理由を作り上げたりします。
しかし、それは多くの場合、その場限りの解決法にすぎず、真の和解とはなりません。
相手にそのことが真実と受け取られなかったり、疑いを持たれたりすると、その相手は迷惑を被ったうえに、誠意まで裏切られた気持ちになり、人間関係に亀裂が入ることにもなりかねません。
謝罪はあくまでも誠実に行ないましょう。
許しを願う言葉で結ぶ
これ以上人間関係が悪化しないように、最後は許しを願う言葉で結びます。
では、次は詫び状の文例について説明します。
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お詫びの手紙の例文
ここからは、詫び状の文例について、ビジネス編とプライベート編に分けて説明します。
以下で紹介する詫び状の内容は、メールにも応用が効くので、この機会にテンプレートとして覚えておくと、いざというときに役立つでしょう。
ビジネス編
まずは、ビジネスの場面における詫び状の書き方について説明します。
ビジネスで詫び状（陳謝状）を書くのは、抗議や苦情に対する返事と、自発的に出すものとがあります。
詫び状の書き方ひとつで、その企業が判断できると言われるほど重要な文書です。
今回は、ビジネスにおいてよくある以下の場面を想定して、陳謝状の例文を紹介します。
- 納期遅延の陳謝
- 不良品送付のお詫び
- 商品破損のお詫び
- 品違いの陳謝
- 請求書金額誤算の陳謝
納期遅延の陳謝
納期遅延のお詫び
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、ありがたく厚くお礼申し上げます。
さて、11月21日付けにてご注文賜りました商品20個につき、品薄にて5個が不足しており、大至急メーカーから取り寄せるべく手配いたしましたが、あいにく注文が殺到しており製造が追いつかない状況でお約束の日までにお届けすることができなくなってしまいました。
貴社にご迷惑をおかけする結果となり、まことに申し訳ございません。
早くにお知らせすべきところ、間に合うかもしれないとの期待が先立ち、本日まで申し上げずにおりましたこと、深くお詫び申し上げます。
確実な納品日につきましては入荷の見通しが立ち次第、ご一報申し上げますので、なにとぞ、今しばらくお待ち下さいますようお願い申し上げます。
今後はこのような不手際のないよう十分注意いたしますので、今回の件につきましてはご許容くださいますようお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、お詫びかたがたお願いまで。
敬具
不良品送付のお詫び
平成◯年◯月◯日
株式会社A 横浜支店
店長 山田太郎殿
株式会社B
営業部長 山田花子 ㊞
不良品送付についてのお詫び
拝復 貴店いよいよご隆昌のこととお喜び申し上げます。
さて、このたびは当社納入の洗濯機について、お客様より苦情のお届けがあった由、製品は一個一個厳しくチェックしておりますにもかかわらず、不良品が完全品の中に紛れて、貴店にも、お客様にも多大なご迷惑をおかけしてしまいましたこと、本当にお詫びの言葉も見つかりません。
つきましては、至急全製品を回収させていただき、再度厳重にチェックし直したいと存じます。
担当者が参り完全品を納入させていただきますので、その際、先にお届けした品をお返しくださいますようお願い申し上げます。
今後は二度とこのようなことが起こらぬよう、管理体制をより強化して十分注意いたしますので、今回の件につきましては、何とぞご許容くださいますようお願い申し上げます。
敬具
商品破損のお詫び
平成◯年◯月◯日
株式会社A
営業部長 石田満殿
株式会社B
営業部長 大西隆 ㊞
商品破損についてのお詫び
拝復 貴店いよいよご盛栄のこととお喜び申し上げます。
さて、◯月◯日付けご書面によりますと、先般お送りいたしました品が荷造り不完全のため破損していた由、まことに申し訳なく深くお詫び申し上げます。
発送の際は、常に慎重に取り扱い、厳重に荷造りいたしておりますので、輸送中の取り扱いに問題があったのではないかと存じますが、いずれにせよ当方の責任でございます。
つきましては、さっそく代替品を本日、発送いたしますので、今しばらくのご猶予をいただければ幸いに存じます。
なお、今後はこのようなご迷惑をおかけせぬよう、十分に注意いたしますので、従来どおりご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
まずはお詫びかたがたお願いまで。
敬具
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品違いの陳謝
平成◯年◯月◯日
株式会社A
営業部長 佐藤隆殿
株式会社B
営業部長 町田保 ㊞
品違いのお詫び
拝復 貴書ただいま拝見いたしました。
ご注文とは違う品をお送りしたとのこと、ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした。
調べましたところ、品番を間違えて発送してしまったことがわかりました。
まったく弊社の不手際で、お詫びの言葉もございません。
つきましては、本日、早速ご注文の品を発送いたしましたので、お手数ながら誤送品は着払いで弊社宛にご返送くださいますようお願い申し上げます。
今後はこのようなことのないよう、発送の際には十分注意いたしますので、なにとぞご寛容のほどお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、お詫びかたがたお願いまで。
敬具
請求書金額誤算の陳謝
平成◯年◯月◯日
株式会社A
経理部長 峯岸あきら殿
株式会社B
経理部長 重田剛 ㊞
請求書金額誤算のお詫び
拝復 毎度格別のお引き立て賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、このたびは◯月◯日付けでご送付申し上げました請求書金額に誤りがありましたこと、深くお詫び申し上げます。
ご指摘の通り確かに当方の単純な計算ミスで、7月文より新価格にて計算すべきところを旧価格で計算してしまったようです。
まことに面目しだいもございません。
ご多用中、お手を煩わせてしまい、申し訳ございませんでした。
以後決してこのような間違いのないよう厳重に注意いたしますので、どうぞご容赦くださいませ。
なお、同封にて訂正いたしました請求書を送らせていただきますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
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プライベート編
お詫びの手紙は、ビジネスだけでなく、プライベートな場面でも必要に迫られることがあります。
今回は、以下の場面を想定して、詫び状の例文を紹介します。
- 交通事故のおわび
- 披露宴の欠席のお詫び
- 酔って迷惑をかけたお詫び
- 婚約解消のお詫び
- 子供が物を壊したお詫び
- 失火のわおび
交通事故のおわび
前略 昨日、貴殿の自転車と接触した運転者でございます。その後、お体にお障りはありませんでしょうか。
寛大なお気持ちで対応してくださり、たいへんありがたく存じましたが、何か不都合なことがあればお申し越しください。
なお、心ばかりではございますが、お詫びのしるしといたしまして、粗菓をお送りいたしますので、ご笑納ください。
本来ならば改めてお詫びに参上するところでございますが、遠方ゆえ書中でのごあいさつとさせていただきます。草々
披露宴の欠席のお詫び
拝啓 このたびはご結婚おめでとうございます。心よりご祝詞申し上げます。
ご披露宴にもお招きいただきましたこと、あわせて御礼申し上げます。
せっかくのご招待を受けておきながら、心ならずも不参致しましたこと、まことに申し訳ありませんでした。
当日は、急によんどころない用事で、親戚の家へ行かなければならなくなりました。
親戚の家はなにせ遠隔地ゆえ、連絡もままならずたいへん失礼を致しました。
心からお詫び申し上げます。
このうえはお二人の前途に幸多かれとお祈り致します。
書中略儀ながら、欠席のお詫びまで。 敬具
酔って迷惑をかけたお詫び
昨日は、すっかり泥酔してしまい、たいへんご迷惑をおかけしました。私のせいで、せっかくのお宅での楽しい集まりを台無しにしてしまい、お詫びの言葉もありません。
言い訳するつもりは毛頭ありませんが、途中からの記憶が途絶えていて、その間に失礼ない態度をとったと、家内に後から聞かされ、自己嫌悪に陥っている次第です。
忙しさに取り紛れて、食事を抜いたまま飲み始めたためか、酔いが回ってしまったようです。
今まで一度もこのようなことはなかったので、自分でも驚いております。
ご主人には本日会社でお詫びいたしましたが、奥様にもお詫びを申し上げたくお手紙をいたしました。
ご迷惑をおかけしたこと、平身低頭して謝罪するばかりです。
本当に、二度とこのようなことを起こさぬよう、厳重に注意いたしますので、どうか今後とも変わらぬおつきあいのほど、よろしくお願いいたします。
まずは、深く深くお詫びまで。
婚約解消のお詫び
拝啓 このたびは娘、花子の不祥事で、加藤様に多大なご迷惑をおかけしたこと、まことに申しわけございません。なんとお詫び申してよいのか言葉も見つからず、わが子ながらなんということをしてくれたと情けない気持ちです。
達也様とはおつきあいも長く、お互いに結婚に踏み切ったと聞いたときは、娘の親としては心からほっとしたものです。
ところが、いざ仕事をやめなければならないということが実感となると、すっかり考え込んでしまったようです。
私どもとしては女性は主婦として生きることがやはり幸せだと考えますので、家庭にいて欲しいという達也様はやはり男らしい方でよかったと話しておりました。
そこのところもかなりきつく言って聞かせたのですが、一向に考えが変わる様子もなく、娘ながらその頑固さにはあきれるばかりです。
考えますれば、花子と達也様は大学の同級生であり、今まですべてにおいて対等な意識でおつきあいをさせていただいたのでしょう。
それは結構なことですが、結婚という現実の前に、一歩下がらなければならない状況になったとき、あの子のわがままが出たのだと思います。
ご媒酌人には、重役のかたをお願いしてくださったとも聞いており、お宅様にしてみれば、単に迷惑ではすまないことと重々お察し致します。
しかし、このまま無理に結婚させることは、なお、お宅様にご迷惑をおかけすることになると思い、主人とも相談の結果、断腸の思いでお詫びの使者をお願いした次第です。
本来ならば、伺ってお詫び申し上げなければならないのですが、私どももショックが強く、真意をお伝えできる自信もなく、このような形をとらせていただきました。
まことに申し訳ありません。
先んず、書中をもってお詫び申し上げます。 かしこ
上記は、娘の母親が婚約者の両親にあてた手紙です。
婚約解消などの場合、直接話をするともつれることが予想されるので、この手紙のように間に第三者を立てて詫びるという方法もよいでしょう。
事が重大であればあるほど、手紙の存在価値お大きくなります。
顔を合わせては言いにくいことも、手紙では伝えられることがあります。
子供が物を壊したお詫び
急啓 本日は、息子の太郎がお宅様の大事な盆栽を破損させてしまいまして、申し訳ありません。深くお詫び申し上げます。
太郎の話によりますと、サッカーの練習をしていて、ボールが盆栽にあたってしまったとのこと。
平素より庭でサッカーをしてはいけないと申しつけておりましたが、親としての指導が行き届かなかったものと改めて反省をしております。
壊してしまった盆栽は、もちろん弁償させていただきます。
後日、太郎ともどもお伺いする所存ですが、まずは書中にてお詫び申し上げます。 草々
失火のわおび
昨夜の当家の失火に際しましては、皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけいたしまして、まことに申し訳なく、深くお詫び申し上げます。おかげさまで、発見が早かったため大事には至りませんでした。
また、近隣のご家庭への類焼がなかったことは私どもにとって何よりの救いでございました。
しかしながら、今回の不始末を戒めに、今後二度とこのようなことのないよう、細心の注意を払う所存でございます。
どうか皆様には、ご寛容のほど伏してお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、お詫びのみにて失礼いたします。
詫び状の書き方を理解したあなたが、次に読むべき記事はこちら。
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まとめ
お詫びする原因には、すべて自分のミスであること以外にも、何かの行き違いで相手に迷惑をかけてしまうこともあります。
ときには、第三者の不手際によって生じた混乱なども含まれます。
このように、私たちが誰かに謝罪しなければならないケースには、明らかに自分の過ちである場合も、また不可抗力の結果として生じる場合もあります。
大切なことは、いずれの場合でも、相手に対して謙虚な姿勢で、誠意をもって謝罪することです。
これが詫び状、またはお詫びのメールの基本的な心得となります。
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