ビジネスにおける招待状の返信の書き方と文例についてまとめておきます。
ビジネスマンならば祝賀会や記念式典など会社の催しものへの参加を促す招待状を受け取る機会が少なくありません。
公式な会合などオフィシャルなイメージの強い案内状とは異なり、招待状はどちらかと言うと非公式で社交的な集まりのときに利用されます。
ただし、非公式とはいえ、招待状の返信を書く際には、いくつかのマナーがあり、しっかりとポイントを押さえた文書を作成することが大切です。
そこで、本記事ではビジネスにおける招待状の返信の書き方や例文について紹介するので、初めて招待状を受け取り、返信の仕方が分からず困っている人は参考にしてください。
招待状の返信の書き方
招待状を受け取った場合は、「いついつまでにご返事を」と書かれていなくても、すみやかに返信するのがエチケットとなります。さらに、会社にとって重要なお客様から招待状が届いた場合は、返信用はがきとは別に、招待されたことに対するお礼状を書き、はがきとお礼状を同封して、封書で返事を出した方が良いでしょう。
そして、お礼状を書く際には、次の3点を漏れなく記載します。
- お礼の言葉
- 出欠の有無
- お祝いの言葉
まずは招待されたことに対してお礼の言葉を述べます。出欠については、返信用はがきがで回答していますが、欠席する場合はお詫びの言葉を添えるのがマナーです。
そして、最後に改めてお祝いの言葉を述べて結びとします。
では、返信の書き方の基本的マナーがわかったところで、次はいよいよ例文を紹介していきます。
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招待状の返信の例文
今回は、次の２つの事例を取り上げて、それぞれの祝賀会の招待状を受け取った場合の返信例文を紹介します。
- 新社屋完成の落成祝賀会
- 創立記念式典の祝賀会
新社屋完成の落成祝賀会 出席する場合
拝復 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引きまわしをいただき、厚く御礼申し上げます。
さて、かねてからご新築中の貴社新社屋が、このたび無事落成との由、まことにおめでとうございます。心からお祝い申し上げます。
これも、ひとえに社長様はじめ社員の皆様方の、長年に渡るなみなみならぬご努力、ご精励の成果と、心から感服いたしております。今後は、新社屋におきまして、一層のご躍進を遂げられますよう、心から祈念させていただきます。
また、新社屋落成祝賀会へのご丁重なご招待、まことにありがたく御礼申し上げます。当日は、喜んで参上いたし、改めてお祝辞を述べさせていただく所存です。
まずは書中にてお祝いかたがたご返事まで。
敬具
創立記念式典の祝賀会 欠席する場合
拝復 貴社ますますのご繁栄、大慶に存じます。さて、このたびは貴社創業二十周年記念をお迎えになられた由、まことにおめでとうございます。
貴業界の厳しい状況の昨今、貴社のご盛業を心からお祝いいたしますとともに、これを機会に、今後一層のご発展をお祈り申し上げる次第です。なお、記念式典にご招待いただきまことにありがとうございました。
本来なら参上いたしまして、お祝い申し上げるべきところではございますが、当日はあいにく弊社定期株主総会が予定されております。つきましては、まことに申し訳ございませんが、欠席とさせていただきますよう、お願い申し上げます。
なお、別便にて、心ばかりのお祝いの品をお送りいたしましたので、ご笑納くださいますようお願い申し上げます。まずは書中にてお詫びかたがたご返事まで。
敬具
まとめ
ビジネスの場で招待状を受け取った場合は、基本的には返信用はがきで出欠の回答をすることとなりますが、お礼状を添えて封書で返事を出した方が丁寧と言えます。
そして、お礼状を書く際には次の3点を記載し、招待されたお礼とお祝いの言葉を述べます。
- お礼の言葉
- 出欠の有無
- お祝いの言葉
また、欠席する場合は、理由とお詫びの言葉を添えるとともに、言い訳がましい文章にならないよう配慮が必要です。
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