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この記事では、報告書の書き方や例文について説明しています。

ビジネスマンは、自身の業務において、その経過、内容、結果を会社に報告しなければなりません。

これを文書にしたものが報告書であり、報告書には業務報告書、出張報告書、事故報告書、研修報告書、会議報告書など様々な種類があります。

 

しかし、これらの報告書を作成する際には、共通するポイントがあり、それをしっかりと押さえた文章を書く必要があります。

報告書は、何らかの仕事を行う毎に上司に提出するものなので、上司が後であなたの仕事の成果を評価する際の参考資料となります。

この機会に正しい報告書の書き方をマスターし、モデルとなる文例を知ることで、すばやく報告書を作成できるようになりましょう。

 

報告書の書き方

報告書を作成する際には、次の7つのポイントを押さえた文書とすることが重要です。

  1. 所定の様式に従う
  2. 事実を正確に書く
  3. 情報の漏れや誤りをチェックする
  4. 体系的な構成とする
  5. 読みやすい文章とする
  6. 種類と目的を意識する
  7. 早めに提出する

では、各ポイントについて説明していきます。

 

1.所定の様式に従う

報告書は、日付、標題、報告者、宛名、本文、備考、別添などの欄から構成されており、会社によって様式が定められているはずなので、それに従って作成することとなります。

また、書き方についても、それぞれの会社で独自のルールがある場合が多いので、初めて報告書を作成する場合は、まずは先輩社員が書いたものを参考にしましょう。

 

2.事実を正確に書く

報告書の内容は、今後の業務方針の決定に関わってくるので、事実と異なる報告をしたり、誤ったデータを記載すると、重大な判断ミスを起こす可能性が出てきます。

そのため、報告書は、客観的なデータや調査資料などに基いて、正確に事実を記載することが求められます。

 

3.情報の漏れや誤りをチェックする

報告書のデータが不完全であったり、誤りがあれば、それはまともな報告書とは言えません。

数字、人名、地名などはミスがないように、最低でも2回はチェックしましょう。

 

4.体系的な構成とする

報告書を読む上司は、同じような書類をいくつも決裁しなければならない立場にあるので、忙しい上司にすぐに内容を把握してもらえるように、簡潔かつ順序良く要点を記述していきます。

 

5.読みやすい文章とする

報告書の文章は、簡潔で分かりやすい表現が好まれるとともに、一文一義にすることが重要です。一つの文に複数の内容を詰め込むと、文が長くなり読みにくくなります。

一文一義にすることで、内容がスッと頭に入るため、すぐに内容を理解してもらうことができます。

 

6.種類と目的を意識する

報告書は、提出先とその目的によって書き方や内容が異なります。

そのため、誰に、何の目的で提出するのかを意識して書きましょう。

これについては、本記事でいくつか報告書の文例を紹介するので、そこで説明します。

 

7.早めに提出する

内容が充実した素晴らしい報告書を作成できたとしても、時期を逸しては何の価値もありません。

そのため、報告書はできる限り早く提出しましょう。

例えば、出張報告書であれば、帰社してすぐに作成し、その日のうちに上司に提出することが望ましく、出張先から直帰した場合は翌日作成して、すぐに提出します。

 

では、上述した7つのポイントを理解したところで、報告書の文例についていくつか紹介するので、報告書作成の際には参考にしてください。

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報告書の例文

ビジネスマンが作成する報告書には、次のような種類のものがあります。

  1. 業務報告書
  2. 出張報告書
  3. 研修報告書
  4. 事故報告書
  5. 会議報告書

そこで、これらの報告書の例文を紹介するとともに、書き方のカンどころについて説明します。

 

1.業務報告書

業務報告書には、主に日々の業務内容を報告する日報と毎月の業務内容と進捗状況などを報告する月報があります。

月報は、中期的な業務戦略や方針を立てる際の基本資料となるので、月間の概況だけでなく、業績推移の状況、今後の見通し、対策、意見などを盛り込み、報告内容に客観性を持たせるためのデータや統計資料なども添付します。

今回は、月報の文例を紹介します。

 

平成◯年3月3日

営業部販売促進課 武田健児 ㊞

バルブシステム駆動用モーターX2の月間販売報告(2月)

1.概況

モーターX2は、世界最軽量、低消費電力、低騒音が取引先各社より高評価されているため、売れ行きは毎月増加の一途をたどっている。

月間売上高は、2000万円であり、前月よりも15%の伸び率を記録した。

売上実績の推移は、次のとおりである。

  • 2月1日~2月10日:50台 1000万円
  • 2月11日~2月20日:20台 400万円
  • 2月21日~2月28日:30台 600万円

 

2.今後の施策

モーターX2の納入先であるA社およびB社は、バルブシステム以外の製品にもX2を利用したいと考えており、3月以降はさらに受注が増加するものと思われる。

そのため、安達工場における量産体制の強化が必要である。

 

3.感想

モーターX2は、バルブシステム以外にも需要が多いため、今後は他の製品への利用も考慮し、さらなる軽量化、低価格化を実現するために、ボディ部をアルミから樹脂に変更するなどの対策が望ましい。

添付資料:月間売上推移表

以上

 

2.出張報告書

出張は、会社(上司)からの指示により、一定の目的をもって行くものなので、出張報告書は上司から与えられた目的に対する回答書であることを意識して作成します。

出張の成果や内容については、収集した情報、データ、調査結果などに基いて、客観的な事実を書くようにします。

 

平成◯年4月7日

営業1課長殿

営業1課 新道大 ㊞

真田地区における販売業務

製品A販売のため、標記の地域にセールスへ出向いたので、出張報告をします。

1.日程

平成◯年5月8日から5月9日(2日間)

 

2.成果

下記の通り、新規4店で商談が成立し、合計40台の販売契約の内諾を得ることができました。

 

3.行動経過

<5月8日>

真田市南区のa店とb店を訪問し、商品の売り込みを行ったところ、a店にて15台、b店にて5台の売り込みに成功し、その場で契約を取り付けた。

真田市北区のc店とd店を訪問したところ、C店では8台の売り込みに成功したが、d店ではすでに松田産業の製品Bを使用していた。弊社の製品Aの商品説明を行ったものの成果はなし。

<5月9日>

場所を真田市西区に移し、e店とf店を訪問したところ、e店では12台の売り込みに成功した。f店では、お客にサンプルを使ってもらい、その反応を見てから契約を検討するとの返事を得られた。

 

4.感想および提案

新規4店の売り込みに成功し、一定の成果があったものと思う。d店では、ライバル社の製品Bを使用しており、価格で不利なため製品Aを検討していただけなかったと考えられる。

製品Aの低価格化が急務であり、材料変更、部品点数の削減、構造の簡素化などを設計部に依頼しており、4月14日の会議後に結果を報告する。

以上

 

 

3.研修報告書

研修や講演会は、会社があなたに知識やスキルの取得などを期待して参加させるものです。

したがって、報告書では研修で得られた成果を書くことが求められます。

特に、社外の研修会に参加した場合は、普段の業務や社内研修では得られない新たな知識や技術を獲得することを求められるので、その点を具体的に詳細に書くようにします。

 

そして、最も重要となるのは、研修で得られた知識や技術を自社の仕事にどのように役立てるのかを提案することです。

 

技術2課長殿

平成◯年1月20日

技術2課 篠田正雄 ㊞

中堅技術者向け構造解析セミナー受講報告書

このたび標記のセミナーを受講しましたので、下記の通り報告致します。

1.名称

中堅技術者向け構造解析セミナー

 

2.開催日時

平成◯年1月19日 午前9時~午後4時

 

3.開催場所

技術研修センター

 

4.講師

伊藤武(飯田重工 技術本部長)

 

5.研修内容

(1)講演(午前9時~12時)

  • CAEコンピューター解析の基礎
  • 製品設計におけるCAE解析の役割り
  • CAE解析の失敗事例と成功事例

(2)実践演習(午後1時から3時)

モーターの構造設計において、実際にCAE解析を行い、製品に必要な強度を推定する。

(3)グループディスカッション(午後3時から4時)

参加者が2組のグループに分かれて、それぞれ実践演習の解析結果についてディスカッションを行う。さらに、各自がこれまでに経験したCAE解析の事例を紹介し、失敗談や成功談を共有する。

 

6.感想および提案

中堅技術者として、CAE解析における設計・実験業務の効率化の重要性について理解を深めるとともに、技術部全体で解析事例を共有し、失敗事例を次の設計に生かすことの大切さを改めて知った。

弊社の技術部においては、自分がCAE解析の責任者なので、今後は若手社員に向けて、自身が主催するセミナーを開き、解析技術や専門知識の継承を図ることとする。

さらに、開発中の製品Xが抱える疲労破壊問題について、今回のセミナーで得られた失敗事例の解決法がそのまま適用できると考えられるので、可及的速やかに製品Xの仕様変更を行う。

 

7.添付資料

セミナーテキスト 1通

以上

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4.事故報告書

事故報告書では、事故日時、場所、被災者、発生状況など、事実関係を確認してから、正確に書きます。

負傷者が出た場合は、医師の診断をもとに、具体的に書きます。

事故の原因については簡潔に説明し、2つ以上の理由がある場合は、箇条書きにして列記します。

 

今後の対策は、二度と同じような事故を起こさないという観点から、報告者の客観的な判断によって、具体的に提案するとよいでしょう。

 

総務部長殿

平成◯年2月11日

ポンプ製造部製造2課長 飯田修 ㊞

第2工場内事故報告

第2工場のポンプ組み立て作業場にて発生した負傷事故について、下記の通り報告いたします。

1.事故発生日時 平成◯年2月10日午前9時頃

2.事故発生場所 第2工場のポンプ組み立て作業場

3.被災者 ポンプ製造部製造2課 鈴木太郎

 

4.事故発生状況

当人が、製造機械◯◯を操作中に、誤って左腕をはさまれ、骨折した。

 

5.負傷の程度

添田病院整形外科にて診察の結果、全治1ヶ月であり、10日の入院、20日の通院加療を要する。

休業は約20日間の予定。

 

6.事故の原因

1:製造機械◯◯が、今年の1月に設置されたばかりであり、当人が取り扱いに不慣れであったこと

2:当人が元来低血圧であったうえに、寝不足の状態で出勤し、機械の操作にあたったこと

以上の2点が重なって、事故が発生したものと思われる。

 

7.今後の対策

(1)新機種の導入にあたっては、操作技術の習得を徹底するように、研修体制を整える。

(2)職員の健康管理に注意を促すとともに、職場内健康診断受診の徹底をはかる。

 

 

5.会議報告書

会議で最も大事な点は、討議された内容よりも、決定事項なので、報告書では議事内容よりも決定事項を先に書くようにします。

決定事項は、会議に参加しなかった人にも会議の結論を知らせる、報告書の要にあたる部分です。

「誰が、何をいつまでにすることになった」というように、決まった事柄をよく点検し、漏れや誤りがないように書きます。

 

なお、議事内容は、会議の内容を経過を追って書きますが、だらだらと書き連ねると、読む人が混乱したり、無駄な時間を費やすことになります。

重要なものだけをピックアップして、箇条書きにするとよいでしょう。

備考には、注意すべきこと、付記すべきことを書いておきます。

 

営業1課長殿

平成◯年11月21日

営業1課 井上正 ㊞

プリンターXA10販売促進会議報告書

 

1.日時 平成◯年11月21日 午前9時~10時

2.場所 営業部会議室

3.議題 新製品プリンターXA10の販売促進について

4.出席者 営業1課 山田、鈴木、井上

宣伝課 山本、太田、大友

5.決定次項

(1)宣伝課において、プリンターXA10のキャッチフレーズ、テレビCMおよび新聞、雑誌、広告、販売店店頭ポスターの内容などについて、至急再検討する。

(2)営業課は、セールス活動を強化するとともに、消費者の反応について、販売店などに出向き直接情報収集を図る。

(3)営業課、宣伝課、両課の連絡を密接にするため、当面は毎週金曜日の午前10時から、30分ほどの連絡会議を行うこととする。

 

6.議事内容

(1)営業課山田より、先に愛知県の大型家電量販店Aに出張した際、新製品プリンターXA10の売り上げが思わしくないので、宣伝広告について再検討してはどうかとの提案があった。

(2)営業課鈴木は、別の家電量販店Bに出張した際、販売担当者から現在のキャッチフレーズでは、XA10の新機能がうまく伝わらないのではないかとの指摘を受けたと報告。

軽量化、コンパクト化が図られた点を、もっと積極的に訴えてはどうか、との意見が出された。

(3)宣伝課の山本より、宣伝方針を再検討したいとの提案があった。

特に、XA10の特徴について、もっと明確に訴えるキャンペーンを実施したいとの提案がなされた。

(4)討議の結果、上記の通り決定された。

 

7.備考

決定事項は、会議参加者が責任をもって、関係セクションに徹底すること。

以上

 

 

まとめ

報告書には、業務報告書、出張報告書、事故報告書、研修報告書など様々な種類がありますが、次の7つのポイントは報告書の種類に関係なく共通して重要となる要素です。

  1. 所定の様式に従う
  2. 事実を正確に書く
  3. 情報の漏れや誤りをチェックする
  4. 体系的な構成とする
  5. 読みやすい文章とする
  6. 種類と目的を意識する
  7. 早めに提出する

 

これらのポイントをしっかりと押さえたうえで、本記事で紹介したモデルとなる例文の書き方を参考にすることで、あなたも報告書を短時間で作成できるようになるでしょう。

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