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この記事では、稟議書の書き方と例文について説明しています。

会社で働く社員には、仕事上で一定の権限が与えられており、自分の権限を超えた仕事を行う場合には上司の承認を得なければなりません。

このようなときに、上司にお伺いを立てる文書を稟議書(伺い書)といいます。

 

稟議を通すには、いくつかのポイントがあり、要点を抑えて書かないと否決されるだけでなく、上司からの評価を下げることにもなりかねません。

そこで、本記事では、稟議書の正しい書き方とお手本となる文例をいくつか紹介しておくので、参考にしていただけると幸いです。

なお、稟議書などの”ビジネス文書の書き方”について詳しく知りたい方は、こちらの本をチェックしてみてください。

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稟議書の書き方|5つのコツを理解しよう!

稟議書(伺い書)は、上司から承認を得るための文書なので、次の5点に注意して作成することが大切です。

  1. 所定の様式に従う
  2. 結論先行で書く
  3. 説得力のある表現をする
  4. 関係各所に根回ししておく
  5. 前例を参考にする

 

稟議書、報告書、顛末書、始末書などのビジネス文書には、テンプレートや所定の様式が会社によって定められていることが多いので、ゼロから作成する前に、所定用紙がないか総務部などに確認しましょう。

そして、稟議書を作成する場合は、結論を先に書くことが重要なポイントとなります。

上司は、毎日様々なビジネス文書に対して決裁を行っているため、パッと見てすぐに内容を把握できる文章が好まれます。

 

そのため、稟議書に限らず、ビジネス文書は結論先行で記述しましょう。

さらに、書き手の意図を上司に伝えて承認をもらうためには、伺いの趣旨、伺いの理由、メリット、デメリット、利益、実施方法などを漏らさず、正確に書く必要があります。

稟議書を作成する前に必要事項を整理し、筋道を立てて簡潔かつ丁寧に記述します。

 

また、稟議書の作成にあたっては、伺いが否決されないよう、関係者に根回ししておくことも重要となります。

特に、大きな経費が発生する案件の場合、否決されやすいので、担当者が単独で作成するよりも、関係各所と事前に打ち合わせをして、上司が否決しにくい状況をあらかじめ作り出しておきましょう。

また、事前に関係各所と連絡をとっておくことで、稟議書が承認された後、無用なトラブルが発生することを防げます。

 

最後に、会社の業務では前例が重んじられる場合が多いので、これまでに提出されて承認された類似の伺い書を参考にして書きましょう。

では、稟議書作成のコツを押さえたところで、いよいよ文例を紹介していきます。

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稟議書の7つの例文

稟議書作成の事例として、次の7つのモデルにおける伺い書の文例を紹介します。

  1. 取引先の接待
  2. 忘年会
  3. パソコンの新規購入
  4. 安全研修会開催
  5. 社員運動会開催
  6. アルバイト雇用
  7. 新入社員研修会開催

では、それぞれの稟議書の例文を紹介していきます。なお、今回は会社に稟議書の所定様式が用意されていない場合を想定しています。

 

1.取引先の接待


佐藤工業 江田部長の接待について(伺い)

標記のことについて、新製品Xシャフトの新規取引に関わる交渉のため、懇談いたしたく、下記の通り予算を計上してくださるようお伺いします。

1.接待費 10万円

2.日付 平成◯年5月20日 午後6時より

3.場所 下田日本料理店

4.接待客 佐藤工業技術開発部長 江田卓

5.備考 佐藤工業は現在、西陣産業のYシャフトを取り扱っていますが、新製品開発にあたり、より精度の高い弊社のXシャフトに対して、江田部長が興味を持っておられます。そのため、Xシャフトをを売り込み、商談を進めているところです。

以上


 

 

2.忘年会


忘年会について(伺い)

標記の件につき、社員の希望もありまして、本年は会場と内容を変更して起案しました。下記のとおり実施してよいか伺います。

1.日時 平成◯年12月12日午後7時より

2.場所 セントクリスタルホテル 扇の間

3.内容 立食パーティー形式

4.変更の理由

昨年までは、和民での宴会が中心でしたが、社員アンケートを実施したところ、若手社員から堅苦しくて楽しくないと不評のため、会場と内容を変更して立案しました。

以上


 

 

3.パソコンの新規購入


ノートパソコンの新規購入について(伺い)

標記について、下記のとおり新規購入したいので、お伺いします。

1.希望機種 T社製ノートパソコン 「T-1」

2.予定価格 10万円

3.理由

(1)現在使用中のU社製パソコンが、先日故障し、実験業務に大きな支障をきたしています。

(2)購入予定パソコンは、比較的廉価であり、軽量で持ち運びに便利なので、実験業務に従事する社員にとって使いやすい機種であると考えます。

4.別添

T社製パソコン「T-1」のパンフレット 1通

以上


 

 

4.安全研修会開催


安全研修会開催について(伺い)

モーター製造部の安全管理のための研修会を下記の通り実施したいので、お伺いします。

1.日時 平成◯年5月9日午後1時から3時

2.場所 モーター製造部5F実験場

3.研修課題 実験施設での安全管理について

4.講師 鎌田敏夫(本社 実験管理部長)

5.参加者 モーター製造部の設計技術者、実験者20名

6.費用 10万円

資料 7万円

雑費 3万円

7.目的

最近、モーター製造部の実験場にて、小さな事故が頻発している状況です。従来、実験場での安全管理は、各担当者の裁量にまかせていましたが、現在の状況を鑑みると、モーター製造部全体での安全管理の周知徹底が必要と考えて、企画しました。

以上


 

 

5.社員運動会開催


社員運動会の実施について(伺い)

今年度の社員運動会を、次の要領で実施したいと思いますので、お伺いします。

1.日程 平成◯年9月1日(日)

2.場所 大阪支社第一グラウンド

3.実施要領 総務部が計画実施にあたり各課5名の委員により運営する

4.予算 20万円

5.目的 アンケートによると80%以上の社員が実施を希望していますので、今年も社員および社員家族の親睦をはかり、愛社精神を高めるために企画しました。

以上


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6.アルバイト雇用


アルバイトの雇用について(伺い)

年末の繁忙期にあたり、店頭販売と積み出し作業に従事するアルバイトを雇い入れたく、下記のとおり伺います。

1.雇用期間 平成◯年12月1日より12月31日まで

2.雇用職種と人員

(1)店頭販売 15名(女性)

(2)積み出し作業 20名(男性)

3.給与

(1)店頭販売 1時間900円

(2)積み出し作業 1時間1100円

4.募集方法 弊社公式サイトに掲載

以上


 

 

7.新入社員研修会開催


新入社員研修会の開催について(伺い)

今年度新入社員の研修会を下記の要領で実施したいので、お伺いします。

1.日時 平成◯年4月5日から4月8日まで(4日間) 午前9時から午後5時まで

2.場所 本社第一研修ルーム

3.研修人数 30名 (男性20名、女性10名)

4.課題

(1)講演「社会人の基本的マナーについて」

(2)社員教育

①当社の歴史と組織について
②当社の製品について
③当社の今後の開発について
④マナー研修⑤ワード、エクセル、パワーポイント基本操作について

(3)工場見学 第一工場のバンパー生産ライン見学および製品組み立て研修

5.講師

(1)講演 加藤数馬(人事部部長)

(2)社員教育 山田太郎(総務部部長) 篠田一郎(製造部長)

6.必要経費 15万円

研修社員交通費 10万円 雑費 5万円

7.研修目的

毎年実施している新入社員研修ですが、本年度は実務研修を取り入れ、即戦力化を図って企画しました。

以上


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稟議書のまとめ

稟議書は、上司を説得して、承認を得るための文書であり、次の5点に注意して作成することが大切です。

  1. 所定の様式に従う
  2. 結論先行で書く
  3. 説得力のある表現をする
  4. 関係各所に根回ししておく
  5. 前例を参考にする

本記事で紹介した文例を参考にして、説得力のある稟議書を作成しましょう。

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