顛末書の書き方と例文についてまとめておきます。

業務中に事故、不始末、不祥事などのトラブルが発生したときに、その理由や実態を上司に報告する際には顛末書(または理由書)を作成します。

顛末書は自身の過失について釈明するものなので、書き方のルールをしっかりと押さえた上で、反省とお詫びの気持ちを込めて丁寧に書くことが求められます。

 

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顛末書の書き方

顛末書または理由書は、事故の経緯を述べて、原因を明らかにし、再発を防止することが基本的な目的となるので、次の3点を盛り込む必要があります。

  1. 実態を正確に書く
  2. 事実を具体的に書く
  3. 対策や課題を述べる

では、順番に説明します。

1.実態を正確に書く

事故発生の日時、場所、事故の当事者名、当事者の行ったこと、行わなかったこと(怠ったこと)、事故の結果、生じた損害などを関係者の証言や資料などに基いて正確に記述します。

 

2.事実を具体的に書く

事故の原因について調査し、客観的かつ具体的に書きます。

ただし、弁解や言い訳などを長々と書くと上司に悪い印象を与えるだけなので、あくまでも事実のみを正確に書きます。

 

3.対策や課題を述べる

反省の言葉とともに、実行可能な再発防止策を書きます。

そして、再発防止策はすでに講じている方が心証がよくなることは言うまでもありません。

では、顛末書の書き方がわかったところで、具体的な事例を挙げて、顛末書の文例を紹介します。

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顛末書の例文

今回は、顛末書を作成する事例として、次の事故と不手際を取り上げます。

  1. 製品破損事故
  2. 配送違い

では、順番に説明していきます。

1.製品破損事故


理由書

平成◯年5月15日

東京工場長 阿東仁殿

運輸部配送課 米田武 ㊞

このたび品川倉庫で発生しました、制御用モーターの破損事故については、フォークリフト運転者Aの操作ミスと配送課社員Bの誘導ミスによるものと判明しましたので、下記のとおり報告致します。

1.破損原因

(1)制御用モーターの積み出し作業中に、Aがフォークリフトの操作を誤り、製品の入った通い箱を誤って落下させ、破損した。

(2)積み出し作業の補助をしていた社員Bが新入社員ということもあり、現場に不慣れで、フォークリフトの誘導を誤り、正しい位置よりも手前で通い箱を下ろすように誤った指示を出した。

 

2.課題と対策

今回の製品破損事故は、フォークリフト作業者が慣れた作業から油断していたこと、および新入社員の初歩的な誘導ミスが原因です。

再び同じ事故を起こさないよう、フォークリフト作業員に対して厳重に注意するとともに、再教育の徹底、全作業員への注意喚起を行っております。

また、新入社員については、誘導作業にある程度習熟してから現場に配置するよう指導マニュアルを改定いたしました。

以上


比較的程度の軽い事故が発生したときは、顛末書ではなく理由書を書きます。

理由書は事故が発生した原因を明らかにして、釈明するものであり、主文では最も重要な要素である事故原因について簡潔に述べ、詳細は別記とします。

次に、事故の状況、経緯を事実に基いて客観的に述べ、最後に、事故原因の分析結果から、実現可能な再発防止策を書きます。

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2.商品の配送違い


平成◯年4月9日

工作部長 木田武殿

工作課長 宍戸太郎 ㊞

顛末書

このたび生じました、製品Aの配送違いにつきまして、調査しましたところ、経過と理由が判明しましたので、ご報告致します。

1.4月6日午後3時、飯田製作所より製品Aを30個を至急配送するよう電話があったが、飯田製作所を担当する山田太郎が出張中で不在のため、派遣社員の佐藤みよが注文を受けた。

佐藤は、4月1日付で弊社に派遣されており、業務に不慣れであったことから、メモを取る際に受注先の製作所名を「井田製作所」と誤記した。

 

2.午後5時30分、山田が出張から帰社し、佐藤より受注が会った旨の報告を受け、受注伝票を作成するよう佐藤に指示を出した。佐藤は、メモを見ながら、受注先を「井田製作所」と誤記した。

 

3.午後5時45分、山田が井田製作所宛の製品発送手続きをした。山田は通常、発送前に受注内容を電話で確認するようにしていたが、今回は定時を過ぎていたため、連絡を怠っていた。

 

4.4月7日午前10時、飯田製作所より、製品Aが配達されない旨、山田宛てに電話があった。山田が井田製作所に電話で確認し、誤配であることが判明した。

 

5.午前10時30分、山田が井田製作所に出向き、陳謝の上、商品を回収した。午前11時、飯田製作所に商品を配達、陳謝し、担当者に了解を得た上で納品を完了した。

 

6.4月7日午後2時、私、三上が山田とともに、飯田製作所と井田製作所をそれぞれ訪問し、陳謝した。幸い、両製作所ともに謝罪を受け入れたため、今後の取引に支障はないものと思われる。

 

以上が配送違いの概要ですが、派遣社員の不手際と担当者の不注意が重なって事故が発生しました。

関係者に厳重に注意するとともに、部下の指導監督に欠けるところがあったことを反省し、再発防止に努力いたします。

以上


 

会社によっては、顛末書の書式が決まっていない場合があり、その際は自由な形式で記述すればよいのです。

基本的には、初めに顛末書と標記して報告書の種類を明確にてから、事故の内容とその調査結果を報告していく流れとなります。

ここで、事実経過をだらだらと羅列すると非常に読みにくく、内容を把握しにくい報告書となるので、事故の経緯、原因、結果、事後処理の状況などを経過を追って箇条書きでまとめましょう。

 

その際、事故に関する商品の名前、数量、日時、当事者の氏名、関係した取引先は具体的に記入します。

そして、顛末書は釈明の文書なので、本文は当敬体(です・ます調)としますが、事故の内容は客観的な事実を述べているので、常体(た・である調)でも構いません。

 

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まとめ

顛末書は、過失や事故について釈明するものであり、同じ過ちを決して繰り返さないという姿勢で、事実を包み隠さず正確に記述し、反省すべき点と今後の対策について記述することが重要となります。

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