時間管理術としておすすめの方法をまとめておきます。

時間管理術おすすめの方法10選

「できる人」は、24時間という限られた時間をしっかりと管理し、最大限有効に活用しています。そのため、頭のいい人たちが1日24時間をどのように使っているのか知ることで、時間を有効活用できるだけでなく、これまで自分が無駄に使っていた時間に気付くため、時間を捻出することも可能となります。

では、できる人の時間を作り出す方法についてまとめておきます。

  1. 午前中に勝負をかける
  2. 退社前に「明日やることリスト」を作成する
  3. 結論から言う
  4. 電話やメールをしない時間を決める
  5. アラームで集中力を高める
  6. 悩む時間を決める
  7. 5つのロスを排除する
  8. 仕事の3Mを排除する
  9. 他人を有効活用する
  10. 自分が仕事の主導権を握る

では、順番に説明していきます。

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1.午前中に勝負をかける

1日のうちで、最も集中力が高い時間帯は午前中だと言われており、できる人は、頭がフル回転している午前中に、重要度が高い頭脳労働を行います。仕事が早い人は、午後に入ると効率が落ちることを経験から知っているため、午前中に勝負をかけているのです。

そして、午後からは重要度の低い会議への出席、お礼状や報告書の作成などルーチンワークを行っています。つまり、午前中はメールチェックなどに時間をかけている場合ではなく、絶対にその日に終わらせなければならない仕事に最初に取りかかるべきなのです。

業務時間を効率的に活用し、最大限の成果を出すためには、集中力が高まる午前中の時間の使い方が鍵となります。

2.退社前に「明日やることリスト」を作成する

できる人は、その日やるべき仕事を明日に持ち越さず、必ずその日に片付けてしまいます。彼らは、毎日退社前に「明日やること」をすべて紙に書き出しておくことで、翌朝出社した際にすぐに仕事に取り掛かれるよう準備しています。

ここで、明日やることリストを作る際には、先に「やらなくても良いこと」をリストアップします。自分に与えられた仕事の中から、明日やらなくても構わないことをリストアップすることで、緊急性が高く、明日やらなければならないタスクが炙りだされてきます。

そのため、翌日の朝には、緊急性の高い仕事から優先して取り組むことができるのです。

3.結論から言う

人と話すということは、相手と自分の時間を奪うことになります。仕事のできる人は、この認識があるため、上司に報告する際には、必ずと言っていいほど、結論から話し始めます。

「上司」と呼ばれる人たちは、たくさんの部下を抱えており、なおかつ自分の仕事でも成果を出さなければならないので、恐ろしく忙しいのです。そのため、上司に仕事の進捗状況を報告する際には、結論を簡潔かつ明瞭に伝えましょう。

良くも悪くも結論がわかることで、上司は安心して、あなたの先の話を聞くことができるのです。結論や結果を伝えた後に、その経緯、理由、プロセスなどを説明していくことで、スムーズに承認を得られるでしょう。

そして、これは上司への報告に限ったことではありません。誰かに電話する際にも、あらかじめ電話時間を決めておき、要件を先に伝えるのです。

4.電話やメールをしない時間を決める

先に説明したように、仕事のできる人は、集中力の高まる午前中に緊急性の高い仕事を行っています。そのため、普通のビジネスマンが毎朝行うメールチェックなどは、前日の退社前に済ませておき、午前中はメールを見ない人が多いです。

または、始業前に出社して、未読メールをチェックしておき、緊急性の高いメール以外の返信は午後に回しているのです。さらに、朝9時から11時までは電話に出ないと決めている人もいます。

自分宛ての電話がかかってきた場合、部下や後輩に処理させるなどして、自分は重要度の高い仕事に集中しているのです。

5.アラームで集中力を高める

仕事に取りかかる前に、所要時間を決めてアラームをセットすることで、集中力を高め、緊張感を持った状態で仕事に取り組むことができます。最初の5分間で、仕事を終えるまでの過程を頭の中でイメージし、時間配分を考えながら、仕事を進めていきましょう。

特に、午前中は集中力が高い状態をキープできるゴールデンタイムなので、1分たりとも無駄にせず、自分が設定した時間内に仕事を終えることが重要となります。

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6.悩む時間を決める

「悩んだり、心配すること」を「思考すること」だと誤解している人がいますが、問題解決につながらなければ、時間を無駄にしているに過ぎません。悩む場合は、アラームをセットして時間を決めましょう。

人が決断を下すときは、自分が知り得た部分情報を参考にして判断するしかありません。そのため、ベストだと思う判断をしても、失敗することもありますし、成功することもあります。そのため、基本的に悩みは即決することをおすすめします。

ただし、一晩寝ると、その間に頭が整理されて、より良い考えが浮かぶことがあるので、次の日の朝まで待つのは構いません。しかし、一晩置いても、まだ悩まなければならない問題は、どちらを選ぶかが重要ではなく、選んだ後の行動のほうが重要であることが多いので、少しでも早く決断した方が得策です。

7.5つのロスを排除する

仕事を進めていく際に、5つのロスに注意を払うことで、これまでよりも早く仕事を終えることができるでしょう。

  1. 仕事に取りかかるまでのロス
  2. 仕事に集中していないロス
  3. 計画性がないロス
  4. 余計なことをするロス
  5. 仕事のキモがわかっていないロス

仕事のできない人は、グズグズしてなかなか仕事に取り組もうとしない傾向があるので、本質的なタスクに取りかかるまでに無駄時間が生じます。さらに、仕事の遅い人は、目の前の仕事に集中できない特徴があり、まだその仕事が完成していないにも関わらず、すでに先の仕事に目を向けてしまっています。

また、集中力が続かないことで、今取り組んでいる仕事に関係ないタスクに取り組んでしまったり、仕事のキモを押さえていないので、時間をかけなくて良いところに時間を使ってしまうため、なかなか仕事が終わらないのです。

8.仕事の3Mを排除する

ムダ、ムラ、ムリは3Mと呼ばれ、仕事が遅くなる最大の要因なのです。仕事の3Mを排除することで、時間を捻出することができるとともに、効率よく仕事を終らせることが可能なのです。

では、あなたが3Mにより時間を無駄にしていないかチェックしてみましょう。

  1. 迅速な手順を押さえているか?
  2. 3Mを意識して仕事をしているか?
  3. 標準化、規格化、マニュアル化しているか?
  4. 整理整頓されているか?
  5. コストを意識しているか?
  6. 重複する仕事をしていないか?
  7. 部下に譲れる仕事をしていないか?
  8. 簡素化できる方法を検討したか?
  9. 同時処理できないか?
  10. 順序を入れ替えることで高速化できないか?

仕事に取りかかる前に、上記の10個の項目をチェックすることで、3Mにより時間を無駄にすることを避けられます。

9.他人を有効活用する

あなたに、部下や後輩がいるならば、彼らにできる仕事をあなたが行ってはいけません。仕事のできる人は、人を使うのが非常に上手いものです。

部下に委譲できる仕事を譲ることで、自分にしかできない頭脳労働に時間を割くべきなのです。出世していく上司には、できる部下がついており、部下にしっかりと結果を出させることができる人のみが、昇進していくのです。

10.自分が仕事の主導権を握る

会議などで関係部門とアポを取る場合は、自分が時間の主導権を握るようにしましょう。つまり、関係部門に電話やメールする際には「そちらの都合の良い時間に合わせます」など口が裂けても言ってはいけません。

そうではなく、「勝手を言って恐縮ですが、◯日の☓☓時からはいかがでしょうか?」というように、自分の都合の良い時間を伝えることで、自分のスケジュールのペースに引き込むのです。

ここで、仕事のできる人が、常に余裕のある表情をしており、慌ただしい様子を見せない一因は、自分にとって都合の良いスケジュールを組んでいるからなのです。だからこそ、上司からの緊急案件にも即座に対応できるのです。

まとめ

できる人は、以下に挙げた方法で効率的にタスクをこなし、時間を捻出しています。

  1. 午前中に勝負をかける
  2. 退社前に「明日やることリスト」を作成する
  3. 結論から言う
  4. 電話やメールをしない時間を決める
  5. アラームで集中力を高める
  6. 悩む時間を決める
  7. 5つのロスを排除する
  8. 仕事の3Mを排除する
  9. 他人を有効活用する
  10. 自分が仕事の主導権を握る

これらすべてをすぐに実行しようとすると、三日坊主となる可能性が高いので、まずは午前中に重要度の高い作業を行うことから始めてみてはいかがでしょうか。

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