こんにちは、タケルです。

今回は、私とサトシ、ジロウの3人で、読者様からの質問に対して、回答していきます。

質問者はビジネスマンであり、会社の会議において、ついつい時間が長くなってしまう状況を改善するにはどうすればよいのかと悩んでおられます。

では、gattchaのライター陣で読者様の質問に回答していきます。

タケル:今回は、会議の時間を短くするのがテーマだけど、何か良いアイデアはないかい?

サトシ:昔、どこかの会社で、立って会議するのが話題になったよね。

ジロウ:聞いたことあります。長時間立ってるのはつらいから、早く会議を終わらせたいと思う人が多くなるから、意見がスムーズに出て、落とし所も早く決まるとか言われてましたね。

タケル:実は、僕が勤めている会社でも、立って会議している部署はあるよ。確かに、会議の時間は短くなるね。

サトシ:じゃあ、会議の時間を短くする方法として、ひとつは決まりだね。他に方法はないかな?

タケル:僕の部署では、会議をする回数を決めてます。ひとつの仕事について、会議は3回が理想だとしています。

1回目で企画を絞り込んで、2回目では、その案を具現化したものを提示し、完成形にするためのアイデアを出して、3回目で完成形を各関連部署の前で披露するという流れです。

最初から会議の回数と話し合われる内容がおおかた決まっているので、落とし所を見つけるのが早いんですよ。会議に参加する人は、3回しか行えないというのが頭にあるので、自分が主催する会議で不覚を取らないように、みんな必死なんです。

あと、各部署への根回しやすり合わせも事前にしっかりと担当者が行っているので、会議の進行もスムーズですね。

サトシ:なるほど、最初から回数を制限するのは効果的だね。

ジロウ:僕は、会議で各参加者が必ず1つアイデアを出すというルールを設けてはどうかと考えています。そうすれば、会議で席に座っているだけで発言しない人がいなくなり、より活発な議論が行われると思います。

サトシ:なるほど、それも一理あるね。

というわけで、会議の時間を短くするには、以下の3つの方法が有効と考えます。

  • 参加者が立ってディスカッションを行う
  • 会議の回数を決めておく
  • 各参加者は、必ず1つアイデアを出す

今回のライター座談会は、非常にスムーズに結論がでましたね。