こんにちは、タケルです。

今回のトピックは、to-doリストについてです。向上心の強い人は、たいていto-doリストを作り、やるべきことを列挙して、期限を決め、目標に向かって一つずつ課題をクリアしていこうとします。

しかし、私はto-doリストを作成し、やるべきことを書き出していくやり方はおすすめしません。というのも、to-doリストに書かれたことをすべてこなすだけの時間的余裕がないからです。

むしろ、リストに書くべきは「やるべきこと」ではなく「やらなくて良いこと」なのです。やらなくても良いことを先に決めるのは、楽に成果を出すために必要だからです。

そこで、やらなくても良いことを決めることで、仕事が効率化する例を紹介します。私には、中学校の教師をしている友人がおり、その友人から先日衝撃的な話を聞きました。

この友人が勤めている中学校では、修学旅行のしおりを教師が毎年ゼロから作るというのです。修学旅行の旅先は、毎年同じであり、しおりにで変更する箇所などないので、表紙の絵と年度さえ変えればすぐに作れます。

おそらく、サラリーマンがこの仕事を行うなら、30分もあれば、立派なしおりが出来上がることでしょう。しかし、友人の働く中学校では、修学旅行のしおりに、毎年新たな情報を加筆していくため、年々分厚くなっているというのです。

例えば、おすすめの名所や旧跡など、しおりにわざわざ載せる必要のない情報まで記載していくため、毎年作業時間が長くなっているというのです。そもそも、修学旅行のしおりに書く内容などは、旅行における注意事項や持ち物リストだけで充分であり、過去のものをカスタマイズすればすぐに作成できます。

にもかかわらず、教師たちが「どんどん情報を加えていく」という発想で、しおりを新規に作りなおしているため、年々作業が増えています。

つまり、最初に何をしないか、何が不要なのかということを明確にして、作業にあたらないと、仕事量が増え続け、担当者の負担が増すばかりです。よって、仕事を始める前に、やるべきことではなく、やらなくても問題ないことを決めてとりかかるべきなのです。

編集長:タケル

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京都府在住、28歳で大手電機メーカーに勤めるエンジニア。主にビジネス、自己啓発、ライフスタイルに関する記事を担当。
同期の中でも、最速で出世した彼の仕事術は必見。