ビジネスでは、1日のうちに何度も会議や打ち合わせに参加することがあります。

私自身も、エンジニアとして働いているので、実験、開発、営業、購買、品質保証、工作など様々な部門と打ち合わせすることが多いです。

効率的に業務を進めていくためには、それぞれの会議や打ち合わせの内容を記憶して、頭の中で整理していく能力が必須となります。

そこで今回は、相手との会話の内容を記憶する3つの極意を紹介します。

繰り返し

これは、相手の話した内容をそのままオウム返しのように、言って返す方法です。打ち合わせなどにおいて、絶対に記憶しておきたい事柄は、聞いた内容をメモするだけでなく、すぐに声に出して言うことで、記憶に定着しやすくなります。

また、この方法は相手に対して、自分の発言を再度確認させるという意味でも重要なのです。

例えば、私は入社2年目の頃に、出先にいるときに上司から以下のような仕事を与えられました。

上司:18時30分に会議があるから、帰社したら18時までに〇〇の実験について報告書にまとめといて!

私:〇〇実験の報告書を18時までですね。わかりました、17時までには帰れるので、戻ったらすぐに取り掛かります。

私は、上司から報告書を作成しろとの仕事を受けた際に、「18時」と「〇〇実験」いう単語を繰り返して言うことで、上司に「締め切り」と「どの実験なのか」について念押しで確認をとっています。

これは、上司からの指示において、上の2つの事柄が重要だと感じたからです。さらに、出先でスマホで会話していたため、私が聞き間違えてしまう可能性もあったので、指示内容について再度確認をとったわけです。

もちろん、繰り返して言うことで記憶にも残りやすいのです。

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言い換え

先に説明したように、相手との会話において、特に重要な部分や再度確認した方がよい内容については、単に聞き返すだけでなく、相手の言った内容を別の言葉や表現に置き換えて言うことも大切です。

例えば、以下のような場面…

A:ラインの不具合で、製品の納入が4日ほど遅れそうなのです。

B:ということは、2月5日には納品できますか?

A:はい、2月5日までには間に合わせます。

これは、製造を依頼している外注先にて、生産ラインに不具合が発生し、自社の製品の納期が4日送れると、担当者から連絡があった場面です。この担当者は「4日ほど」という曖昧な表現を使っており、この言い回しだと5日や6日遅れる可能性もあると解釈することができます。

ただし、こちらとしては、1日の遅れも出したくないわけですから、いつまでに確実に納品できるのか、表現を変えて聞き返しているわけです。

このように、お互いの解釈に相違があっては困る場面では、相手の話した内容に対して、自分の言葉に変えて聞き返すことで、後々でトラブルになることを避けられます。

そして、自分の言葉で表現することで、記憶にも残りやすくなるのです。

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要約

前項で説明した言い換えに似ていますが、要約は相手の話の切れ目や、話が長い場合に、適度なタイミングで話の内容を要約して相手に投げ返すことを指します。

ひとつのテーマに関して、話しが一段落したところで、自分なりに要点を整理して相手に伝えることで、お互いの頭の中を整理することができ、会話の内容も記憶に残りやすくなるわけです。

さらに、相手の話しにおいて、腑に落ちない箇所や理解できていない部分が浮き彫りになるので、それを発見する上でも重要と言えます。

 

もちろん。繰り返しや言い換えよりも、話の内容が記憶に定着しやすくなることは言うまでもありません。

まとめ

会話の内容を効率的に正しく記憶するには、以下の3つの方法が有効と言えます。

  • 繰り返し
  • 言い換え
  • 要約

普段の会話でもこの3つを心がけて話すことで、記憶への定着率が高くなると期待できます。

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