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仕事でミスを連発した経験はありませんか?

今回は、仕事でミスを繰り返す人に共通する6つの特徴についてまとめておきます。

正しくメモが取れていない

会議に出席した際にとったメモを、数日後に見返したとき、「あれ、これ何だっけ?」と理解できない箇所があったという経験はありませんか?

これは、メモを正しく取れていないことと、仕事の背景をしっかり理解できていないことが原因です。ノートなどに走り書きしていたとしても、その会議で話し合われた内容をしっかり理解できれば、後でメモの記述が意味するところを思い出すことは可能です。

記憶力の低い人や仕事の理解が乏しい人は、会議で決定した内容など表面的な事柄をメモするだけでなく、経緯や背景まで詳細にノートに書いておかないと、数日後に自分のメモを読んだとき、なぜその内容をメモしたのか分からないのです。

もちろん、メモの内容が分からなければ、その会議に出席していた人に確認すればよいのですが、毎回打ち合わせの後に内容を尋ねていたら、「こいつ、会議中に人の話し聞いているのか?」と疑われることになりかねません。

対策としては、会議が終わったら、記憶が新しい内に自分がとったメモに加筆して、後で誰が読んでも会議の要点が理解できるようにしておきましょう。

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整理整頓ができていない

次に仕事でミスが多い人は、書類やデータを整理整頓できていない人が多いです。

これは、机が書類で山積みになっていたり、散らかっているという意味ではありません。

机の上は綺麗な状態で、一見すると整理できているように見えても、上司から「A案件のBの資料を見せて」と言われたときに、スムーズに取り出すことができず、引き出し、本立て、受け箱などを探しまわっている人はいます。

 

これは、整理整頓できていない人の典型的な特徴です。つまり、自分がどこに何の情報を保管しているのか把握できていないため、その情報を見せろと言われた際に、アタフタしてしまうのです。

私は、その日の仕事で使用する資料は、クリアファイルに入れて、受け箱に置いておくことで、必要なときに即座に取り出せるようにスタンバイしています。

そして、すでに完了した仕事の重要資料については、厚型ファイルなどに入れて、机の引き出しに保存しています。

引き出しに入れる際には、日付が新しい資料が上から順番に並ぶようにしておき、特に重要な案件は付箋などを活用することで、目につきやすい状態にしています。

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完璧主義者になっている

仕事をすべて100%完璧にこなそうとすると、自分の処理能力を超えてしまうため、結局どの仕事も中途半端に終わってしまう可能性が高いです。優先度の高い重要な案件、多額の費用が発生している失敗できない仕事に全勢力を方向け、後でリカバリができるような雑務は70%くらいの力でやればよいのです。

失敗しても後で修正できるような小さな仕事は、7割くらいの完成度でさっさと終わらせておき、ミスが許されない大きな案件に時間をかけるのです。

そして、適度な休憩を挟むことも重要です。結局のところ人間の集中力はせいぜい90分ほどしか続かないので、気を張った状態で、休憩もとらずに仕事をしていても、効率は悪く、高いパフォーマンスを発揮することはできません。

ミスから立ち直るのが遅い

仕事でミスをした際に、それを引きずることが多い人は要注意です。ミスしても次の仕事で、そのミスを帳消しにできるほどの成果を出せば良いだけなのです。

もちろん、ミスした原因を突き止めて、対策を講じる必要はありますが、必要以上に悩んだり自己嫌悪に陥るのは時間の無駄です。

準備不足

仕事でミスを繰り返す人は、事前にしっかりと準備できていない場合が多いです。これは、先に説明した「完璧主義者になっている」こととも関係しており、重要な仕事にしっかりと時間を割り当てられていない可能性があります。

つまり、雑務を100%完璧にこなそうとして、重要度の低い仕事に多くの時間を割いてしまっているからです。さらに、自分がどの作業にどれくらいの時間がかかるのか把握できていないとも考えられます。

余裕のあるスケジュール管理をすることから始めてみてはいかがでしょうか。

同じミスを繰り返している

ミスが多い人は、往々にして、同じ失敗を繰り返している可能性が高いです。例えば、報告書のデータに入力ミスが多い方などがこれに該当します。このような人は、ミスしたことは反省するのですが、その根本的な原因を究明して、具体的な対策を取っていないのです

データに入力をミスしたのは、集中力が低下していたからなのか、ダブルチェックができていなかったからなのか、反省するだけでなく、原因を調査して改善策まで出し、次回から確実にそれを実行することが重要です。

まとめ

仕事でミスを連発する人は、以下のような特徴を有している可能性が高いです。

  • 正しくメモがとれていない
  • 整理整頓ができていない
  • 完璧主義者になっている
  • ミスから立ち直るのが遅い
  • 準備不足
  • 同じミスを繰り返している

まずは、同じミスを繰り返さないように、ミスの根本的な原因を究明して、具体的な対策を講じることから始めましょう。

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